Datenschutzerklärung

Stand: 01.06.2026

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

[Vollständiger Firmenname inkl. Rechtsform] Im Scheidfeld 14 65527 Niedernhausen Deutschland

Telefon: +49 (0) 171 2016905 E-Mail: info@procom-ai.com

Vertreten durch: [Name der Geschäftsführung / des Inhabers]

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2. Datenschutzbeauftragter

[Variante A – benannt:] Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter [Name, Anschrift, E-Mail].

[Variante B – nicht benannt:] Wir sind gesetzlich nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

Hinweis zur Prüfung: Eine Benennungspflicht besteht nach § 38 BDSG ab 20 ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigten Personen – aber unabhängig von der Personenzahl auch dann, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten besteht (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei einem CRM mit KI-Telefonie ist das ernsthaft zu prüfen.

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3. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei der Kontaktaufnahme und im Rahmen der Nutzung unserer Software „Procom AI" durch unsere Kunden.

Verarbeiten unsere Kunden über die Plattform Daten ihrer eigenen Interessenten, Kunden oder Ansprechpartner, handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige Kunde. Wenn Sie Betroffener einer solchen Verarbeitung sind, richten Sie Ihre Anfrage bitte an das Unternehmen, mit dem Sie in Kontakt stehen. Wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich weiter.

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4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

Beim Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät oder deren Speicherung dort gilt zusätzlich § 25 TDDDG. Näheres finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

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5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Bei Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de

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6. Hosting und Bereitstellung der Website

Unsere Website wird mit dem Website-Baukasten und Hosting-Dienst der Wix.com Ltd., Nemal Tel Aviv St. 40, Tel Aviv 6350671, Israel, betrieben.

Wix verarbeitet dabei sämtliche Daten, die beim Aufruf und der Nutzung der Website anfallen, einschließlich Zugriffsdaten und der über Formulare übermittelten Angaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Soweit eine Einwilligung abgefragt wird, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Mit Wix besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Soweit Daten an Konzerngesellschaften in den USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage von [EU-Standardvertragsklauseln / EU-US Data Privacy Framework].

Datenschutzerklärung von Wix: https://de.wix.com/about/privacy

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7. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• aufgerufene Seite / Datei

• Referrer-URL

• Browsertyp und -version

• verwendetes Betriebssystem

Diese Daten sind für uns nicht bestimmten Personen zuordenbar und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur technischen Bereitstellung, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Abwehr von Angriffen.

Speicherdauer: [z. B. 30 Tage], anschließend Löschung oder Anonymisierung.

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8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gesetzt. Alle übrigen Cookies – insbesondere für Analyse und Marketing – setzen wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über [Bezeichnung des Einwilligungs-Tools / Link „Cookie-Einstellungen"] mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine Übersicht der eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

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9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

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10. Terminbuchung (Calendly)

Für die Vereinbarung von Demo-Terminen nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA.

Bei einer Buchung werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Terminwunsch, ggf. weitere Angaben) sowie technische Verbindungsdaten an Calendly übermittelt und dort verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit die Einbindung erst nach Ihrer Einwilligung erfolgt.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von [EU-US Data Privacy Framework / EU-Standardvertragsklauseln]. Mit Calendly besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Datenschutzhinweise: https://calendly.com/privacy

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11. Newsletter

Für den Bezug unseres Newsletters benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre Einwilligung. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung.

Wir protokollieren Anmeldung, Bestätigung, Zeitpunkte und IP-Adresse, um die Anmeldung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns widerrufen. Nach dem Widerruf speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, um künftige Zusendungen zu verhindern; Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Versand erfolgt über [Name des Versanddienstleisters, z. B. Wix Email Marketing / Brevo / Mailchimp]. Wir werten aus, [ob und wie: Öffnungs- und Klickraten]. [Falls ja: Diese Auswertung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie mit der Anmeldung erteilen.]

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12. Kundenkonto, Vertragsabwicklung und Zahlungen

Für die Nutzung von Procom AI legen wir ein Kundenkonto an. Wir verarbeiten Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Nutzungsdaten der angelegten Nutzerkonten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchungsdaten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre).

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir [Zahlungsdienstleister, z. B. Stripe / PayPal / Wix Payments]. Die für die Zahlung erforderlichen Daten werden unmittelbar an den Dienstleister übermittelt, der insoweit eigenverantwortlich tätig wird. Es gelten dessen Datenschutzhinweise: [URL]

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13. Verarbeitung im Rahmen der Plattformnutzung / KI-Funktionen

Innerhalb der Plattform werden Daten verarbeitet, die unsere Kunden einstellen oder erheben. Insoweit sind wir Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 3).

Zur Erbringung einzelner Funktionen setzen wir Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere:

ZweckDienstleisterSitzRechtsgrundlage Drittland

Hosting / Infrastruktur[z. B. AWS, Hetzner][Land][SCC / entfällt]

Sprachmodelle (KI)[Anbieter][Land][SCC / DPF]

Sprachsynthese / Telefonie[Anbieter][Land][SCC / DPF]

E-Mail-Versand[Anbieter][Land][SCC / DPF]

Eine jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir unseren Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages zur Verfügung.

KI-gestützte Gesprächsführung: Soweit unser KI-Telefonist eingesetzt wird, werden Gesprächsinhalte verarbeitet und – abhängig von der Konfiguration durch den jeweiligen Kunden – transkribiert und gespeichert. Gesprächspartner werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-System sprechen. Verantwortlich für den Einsatz und dessen Ausgestaltung ist der jeweilige Kunde.

Automatisierte Entscheidungen: Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. [Diese Aussage nur beibehalten, wenn sie zutrifft – etwa bei Lead-Scoring kritisch zu prüfen.]

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14. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir Ihre Daten spätestens nach sechs Monaten, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

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15. Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Profile auf Facebook und Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin), LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company), YouTube (Google Ireland Ltd.) und TikTok (TikTok Technology Ltd., Dublin).

Beim Besuch dieser Profile verarbeiten die Betreiber personenbezogene Daten, unter anderem für Statistik- und Werbezwecke. Auf diese Verarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss. Hinsichtlich der Seiten-Insights besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO; die Vereinbarungen der Anbieter finden Sie in deren Datenschutzhinweisen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation.

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16. [Meta-Pixel und werbliche Reichweitenmessung]

Dieser Abschnitt ist nur erforderlich, wenn auf der Website tatsächlich ein Werbe-Pixel eingebunden ist. Die vorhandene Meta-Ad-Landingpage legt das nahe.

Wir setzen das Besucheraktions-Pixel von Meta Platforms Ireland Ltd. ein, um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen und Zielgruppen zu bilden.

Dabei werden Ihre Nutzungsdaten – gegebenenfalls einschließlich einer gekürzten oder gehashten Kennung – an Meta übermittelt und mit dort vorhandenen Nutzerkonten abgeglichen.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise der EU-Standardvertragsklauseln.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

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17. [Webanalyse]

Nur aufnehmen, wenn eingesetzt. Wix Analytics läuft in der Grundeinstellung mit; Google Analytics muss separat eingebunden werden.

Wir nutzen [Wix Analytics / Google Analytics 4] zur Auswertung der Nutzung unserer Website. Dabei werden [Reichweiten- und Nutzungsdaten] erhoben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

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18. Übermittlung in Drittländer

Soweit wir Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, erfolgt dies nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO bestehen – insbesondere EU-Standardvertragsklauseln – oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

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19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

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20. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung auf unserer Website erfolgt über eine TLS-Verschlüsselung.

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21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.